Od momentu zgłoszenia chęci przystąpienia do certyfikacji i pozytywnego przejścia weryfikacji przez Jednostkę Certyfikacyjną do czasu przeprowadzenia audytu upływa około 2 tygodni. Jest to czas, w którym Jednostka Certyfikacyjna uzyskuje od Klienta informacje na temat profilu działalności, ilości lokalizacji biorących udział w certyfikacji, wielkości zatrudnienia, dostawców i usług zlecanych na zewnątrz. W celu przyspieszenia procesu należy wypełnić Wniosek o wycenę kosztów certyfikacji. Po przejściu audytu certyfikacyjnego Klient otrzymuje Raport z audytu. Dokumentacja jest weryfikowana. Od momentu audytu do uzyskania certyfikatu upływa kilka tygodni.
UWAGA: Jeśli po kliknięciu na link do wniosku otworzy się nowa karta jednak bez formularza oraz z informacją „please wait … […]” proszę zapisać ten plik na dysku komputera i otworzyć go za pomocą programu typu adobe reader lub podobnego (za pomocą innego programu niż przeglądarka internetowa).
Certyfikacja wiąże się z poniesieniem kosztów samej certyfikacji, oraz opłat licencyjnych/ notyfikacyjnych na rzecz Organizacji FSC®/ PEFC. Opłaty licencyjne są niezależne od wyboru jednostki certyfikacyjnej, a ich wysokość podyktowana jest wysokością obrotu firmy. Wysokość rocznych opłat FSC®, w odniesieniu do danego roku kalendarzowego ujęta została Polityce FSC®: FSC-POL-20-005. Na koszt certyfikacji ma wpływ:
» Ilość lokalizacji biorących udział w certyfikacji
» Wielkość zatrudnienia
» Złożoność organizacji: system kontroli pochodzenia produktu, zakres certyfikacji, oraz usług zlecanych na zewnątrz
Certyfikacja FSC®, to skrótowe określenie, a dotyczy: przeprowadzenia audytu, weryfikacji dokumentacji i uzyskania certyfikatu. Przystąpienie do audytu ma miejsce w momencie, gdy Firma wdroży odpowiednie, wymagane przez FSC®/ PEFC procedury kontroli pochodzenia produktu i przeszkoli pracowników. Przygotować można się samodzielnie, korzystając z udostępnionych na stronie FSC®/ PEFC standardów, lub korzystając z pomocy jednostek konsultingowych.
Certyfikat przyznawany jest na okres 5 lat, jednak w każdym kolejnym roku certyfikacji firma poddawana jest tzw. audytom nadzoru, które mają na celu wykazać, że firma prawidłowo utrzymuje system FSC®/ PEFC. Audyt nadzoru, to podobnie jak w przypadku certyfikacji, wizyta u Klienta.
Uprawnienia do przeprowadzania audytów posiadają tylko niektóre jednostki certyfikacyjne. W przypadku PEFC są to jednostki, które podpisały umowę notyfikacyjną z PEFC Polska. W przypadku FSC® uprawnione są jednostki posiadające akredytację ASI (Assurance Services International). Nasza jednostka certyfikacyjna ma uprawnienia do przeprowadzania audytów zarówno PEFC, jak i FSC®.
Każda firma, która wchodzi w posiadanie wyrobów FSC® (staje się ich prawnym właścicielem) i chce je sprzedawać z oświadczeniem FSC®, musi posiadać swój własny certyfikat. Dotyczy to zarówno firm, które zajmują się produkcją i przetwórstwem, jak i tych zajmujących się handlem, przepakowywaniem czy transportem wyrobów. Należy pamiętać, że firma nieposiadająca certyfikatu, nie może twierdzić, że sprzedaje wyroby certyfikowane FSC®, nawet jeśli wszystkie surowce z których korzysta są certyfikowane. Jedynym wyjątkiem od tej reguły są sprzedawcy detaliczni, sprzedający swoje wyroby do użytkowników końcowych, a nie do innych organizacji.
Zapoznaj się z typami organizacji do których skierowany jest Certyfikat FSC®
Jeśli wyroby FSC® Firmy, która zajmuje się tylko dystrybucją czy sprzedażą hurtową mają być sprzedawane jako certyfikowane – Firma musi posiadać certyfikat FSC®. Dotyczy to również organizacji, które nie magazynują i/ lub nie przewożą towarów osobiście. Jeśli firma chce stosować na dokumentach sprzedażowych oświadczenie FSC®, potrzebny jest do tego ważny certyfikat. Warto jednak zauważyć, że procedury dotyczące FSC® w firmach, które nie przechowują towarów są znacznie prostsze niż w przypadku firm zajmujących się produkcją czy magazynowaniem.
Najogólniej rzecz ujmując, zadaniem audytora jest szukanie dowodów zgodności z wymaganiami odpowiednich standardów FSC®. Wymagania FSC® koncentrują się głównie na identyfikacji materiałów i wyrobów certyfikowanych, we wszystkich procesach w organizacji, w związku z tym, audytor będzie sprawdzać czy procedury operacyjne funkcjonujące w organizacji pozwalają na zapewnienie tej identyfikacji. Obejmuje to na przykład sprawdzenie, czy organizacja kontroluje ważność i zakres certyfikatów swoich dostawców oraz oświadczenia na fakturach zakupu. Istotne jest również sprawdzenie bilansu materiałów oraz faktur sprzedażowych – by zweryfikować, czy firma nie oświadcza, że sprzedaje więcej towaru FSC® niż zakupiła. Audytor będzie również potwierdzać, czy pracownicy mający do czynienia z wyrobem FSC® zostali odpowiedni przeszkoleni. Weryfikacja wyżej wymienionych kwestii odbywa się głównie poprzez przegląd odpowiednich dokumentów, rozmowy z pracownikami oraz obserwacje miejsca wykonywania działalności.
Zapoznaj się ze wszystkimi etapami certyfikacji FSC®
Organizacja FSC® udostępnia informacje na temat certyfikowanych organizacji oraz ich certyfikatów na swojej stronie internetowej. Baza jest dostępna dla wszystkich zainteresowanych – nie trzeba posiadać certyfikatu żeby móc z niej korzystać. W celu sprawdzenia certyfikatu należy odwiedzić stronę bazy FSC®, dostępną pod adresem: info.fsc.org. Baza FSC® umożliwia wyszukiwanie firm za pomocą różnych filtrów. Jeśli posiadamy np. numer licencji firmy, która nas interesuje (licence code), możemy skorzystać z wyszukiwarki znajdującej się na głównej stronie bazy FSC®. Jeśli nie znamy numeru licencji, konieczne będzie przejście do bardziej szczegółowej wyszukiwarki, dostępnej po wybraniu „Certificate search” z menu znajdującego się po lewej stronie. W opisanej zakładce możemy sprawdzić certyfikat firmy wyszukując ją na przykład po nazwie, numerze certyfikatu, czy innych dostępnych danych lub wyszukać listę firm spełniających odpowiednie kryteria (np. firmy z Polski sprzedające meble). Jeśli przy nazwie firmy, która nas interesuje widnieje status „valid”, możemy mieć pewność, że ta organizacja posiada aktualny certyfikat FSC®. Warto zauważyć, że firma posiadająca certyfikat, może sprzedawać zarówno wyroby certyfikowane, jak i niecertyfikowane. Dlatego ważne jest również sprawdzenie zakresu danego certyfikatu. W tym celu, należy „kliknąć” w nazwę danej firmy, oraz zweryfikować dane znajdujące się w tabeli zatytułowanej „Products”.
Firmy, które posiadają ważny certyfikat FSC® mają możliwość stosowania dwóch rodzajów etykiet FSC®: etykiet produktowych oraz panelu promocyjnego. Etykiety można uzyskać wyłącznie z oficjalnego, internetowego generatora FSC®, dostępnego na stronie: https://trademarkportal.fsc.org/portal/login.php. Dane do logowania zapewnia jednostka certyfikująca, dlatego każda organizacja, która chce stosować etykiety FSC® musi zgłosić się najpierw do swojej jednostki. Po zalogowaniu się na stronie, należy wybrać odpowiednią opcję z menu: „On Product Label Generator” do etykiet produktowych lub „Promotional Panel Generator”, w celu wygenerowania panelu promocyjnego. Dodatkowo, generator zapewnia możliwość pozyskania samego logo FSC®, które można stosować na produktach w połączeniu ze standardową etykietą. Logo FSC® można znaleźć po kliknięciu w „Resource Center” na stronie generatora. Wygenerowana etykieta będzie posiadać wszystkie wymagane elementy, łącznie z numerem licencji organizacji. Przy stosowaniu etykiet należy również zawsze pamiętać o konieczności przestrzegania zasad standardu FSC-STD-50-001, który obowiązuje wszystkie certyfikowane organizacje. Przed użyciem etykieta musi zostać zaaprobowana przez jednostkę certyfikującą.