Aby uzyskać certyfikat PEFC, należy podjąć współpracę z akredytowaną jednostką certyfikującą, która jest uprawniona do przeprowadzenia audytu i oceny zgodności z standardami PEFC. Proces ten obejmuje kilka kroków:
Wybór jednostki certyfikującej: należy wybrać jednostkę certyfikującą, która posiada akredytację do przeprowadzania certyfikacji PEFC. Lista akredytowanych jednostek jest dostępna na stronie internetowej PEFC lub w lokalnym oddziale PEFC. Z wybraną jednostką należy dopełnić formalności, w tym podpisać umowę na certyfikację.
Wstępna ocena: przed przystąpieniem do właściwego procesu certyfikacji, jednostka certyfikująca może przeprowadzić wstępną ocenę (tzw analizę luk – gap analysis), aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy i dostosowania do standardów PEFC.
Dokumentacja i audyt: należy przygotować odpowiednią dokumentację. Dokumentacja systemu CoC (Chain of Custody) PEFC powinna zawierać szczegółowe procedury i zapisy zapewniające ciągłość śledzenia i zgodność produktów leśnych z certyfikatem PEFC na każdym etapie łańcucha dostaw, od zakupu surowca po sprzedaż finalnego produktu, włączając w to polityki zakupowe, instrukcje kontroli, dokumentację transakcji oraz procedury rozwiązywania niezgodności. Audyt CoC PEFC ma na celu weryfikację, czy procesy i procedury stosowane przez organizację zapewniają ciągłość śledzenia (traceability) i zgodność produktów leśnych z wymogami certyfikacji PEFC.
Zamknięcie ewentualnych niezgodności: Jeśli w trakcie audytu zostaną zidentyfikowane niezgodności, należy je rozwiązać (zamknąć) w ustalonym terminie, by uzyskać certyfikat.
Otrzymanie certyfikatu: Po pomyślnym zakończeniu audytu i rozwiązaniu (zamknięciu) ewentualnych niezgodności, jednostka certyfikująca wydaje certyfikat PEFC.
Utrzymywanie i odnowienie certyfikatu: Certyfikat PEFC jest ważny przez 5 lat, pod warunkiem przystępowania do corocznych audytów nadzorujących. Po tym czasie wymaga przeprowadzenia audytu e-certyfikującego. Audyt ten, zwany czasem audytem odnowieniowym powinien zostać przeprowadzony na około trzy miesiące przed upływem ważności certyfikatu, by zachować ciągłość certyfikacji.
Podsumowując, kluczem do uzyskania certyfikatu PEFC jest współpraca z akredytowaną jednostką certyfikującą, która przeprowadzi proces oceny i audytu zgodności z międzynarodowymi standardami zarządzania CoC ustalonymi przez PEFC.