Systemy Zarządzania

II FAZA AUDITU CERTYFIKUJĄCEGO

II faza auditu certyfikującego to czas dogłębnej weryfikacji organizacji pod kątem spełniania przez nią wymagań norm, na jakie jest certyfikowana. Audit to wizyta w siedzibie klienta, w której prowadzona jest działalność operacyjna. Audit polega na rozmowie z pracownikami, wizytacji lokalizacji i weryfikacji dokumentacji. Jego celem jest monitorowanie, pomiar oraz raportowanie osiągnięć w odniesieniu do wyznaczonych celów. Każdorazowo celem auditu jest szukanie dowodów potwierdzających spełnianie wymagań normy, określenie zgodności systemu zarządzania wdrożonego i funkcjonującego u Klienta z kryteriami auditu, ocena zdolności systemu zarządzania do zapewnienia, że organizacja Klienta spełnia mające zastosowanie wymagania przepisów prawnych i umów oraz identyfikacja potencjalnych obszarów do doskonalenia. Podsumowaniem każdego auditu jest tzw. spotkanie zamykające, na którym auditor przedstawia wnioski z auditu, podsumowuje słabe i mocne strony organizacji i wskazuje możliwości do doskonalenia. Obowiązkowo, w razie wystąpienia, przekazywane są protokoły stwierdzonych niezgodności i ustalane terminy działań korygujących. Jeśli audit przebiegł pomyślnie i nie zostały stwierdzone żadne niezgodności – auditor wydaje rekomendację do uzyskania certyfikatu.

Decyzję odnośnie certyfikacji podejmuje jednostka certyfikująca na podstawie przekazanej przez auditora/ zespół auditujący dokumentacji. Oceny dokonuje się pod kątem kompletności i adekwatności do wymagań certyfikacyjnych.

AUDITY NADZORUJĄCE

W przypadku systemów zarządzania, obowiązuje trzyletni cykl certyfikacyjny. Oznacza to, że po każdym audycie certyfikującym następują dwa auditu nadzorujące. Jeden audit w każdym kolejnym roku certyfikacji.

I audit nadzorujący nie powinien zostać przeprowadzony później niż 12 miesięcy od auditu certyfikującego. Celem auditu jest potwierdzenie, że wdrożony i funkcjonujący w organizacji system zarządzania nadal spełnia wymagania norm. W trakcie auditu nadzorującego nie ma konieczności auditowania wszystkich obszarów systemu. Wymagana jest jednak przynajmniej weryfikacja auditów wewnętrznych i przeglądu zarządzania, jak również działań podjętych w odniesieniu do niezgodności stwierdzonych w trakcie poprzedniego auditu. Audit dotyczy również postępowania ze skargami/ reklamacjami i skuteczności funkcjonującego systemu pod kątem osiągania założonych celów. Należy jednocześnie dokonać przeglądu zmian, przyjrzeć się, czy w organizacji ma miejsce ciągłe doskonalenie, czy stosowany jest nadzór operacyjny oraz sprawdzić, czy znaki certyfikacji stosowane są zgodnie z wytycznymi.

Czas potrzebny na uzyskanie certyfikatu, często zależy od indywidualnej sytuacji Klienta.

Przed przeprowadzeniem audytu certyfikującego należy dopełnić wszystkich formalności, czyli zaakceptować ofertę, podpisać umowę oraz uzgodnić dogodny termin audytu. Ilość czasu potrzebna na te wszystkie czynności zależy zwykle od organizacji starającej się o certyfikat.

Od momentu przeprowadzenia audytu certyfikującego do uzyskania certyfikatu zwykle mija około 6 tygodni. Warto zauważyć, że czas ten może się wydłużyć w przypadku zidentyfikowania ewentualnych niezgodności, które muszą zostać zamknięte, zanim firma otrzyma certyfikat.

Cena certyfikacji zawsze ustalana jest indywidualnie.

Koszty zależą od takich czynników jak rodzaj systemu zarządzania, który ma być certyfikowany, wielkość organizacji (ilość pracujących osób), lokalizacja i rodzaj prowadzonej działalności.

Oferta na certyfikację obejmuje w przypadku naszej Jednostki Certyfikującej koszty pracy audytora (wraz z kosztami podróży oraz ewentualnie zakwaterowania), koszt opracowania i weryfikacji dokumentacji, wydania certyfikatu w wersji polsko- i anglojęzycznej, wydanie certyfikatu ozdobnego/grawertonu, oraz udostępnienia logo i znaków certyfikacji.

Informacje o dokładnych kosztach certyfikacji można uzyskać poprzez bezpośredni kontakt z jednostką lub wypełnienie wniosku o wycenę kosztów certyfikacji.

Tak.

Certyfikat będzie uznawany w innych krajach, jeśli jednostka certyfikująca, która go przyznała, posiada akredytację jednostki akredytującej i jeśli wspomniana jednostka akredytująca, podpisała wielostronne porozumienie o wzajemnym uznaniu (EA MLA) równoważności i wiarygodności usług akredytacyjnych, a tym samym certyfikatów.

BM TRADA posiada akredytację UKAS, Państwowej Jednostki Akredytującej z Wielkiej Brytanii, która z kolei jest sygnatariuszem EA MLA.

Tak.

Zgodnie z zarządzaniem Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia, uznawane będą certyfikaty wydane przez jednostkę certyfikującą posiadającą akredytację Polskiego Centrum Akredytacji lub innej jednostki akredytującej, która podpisała Wielostronne Porozumienie EA (EA MLA – Multilateral Agreement). Lista jednostek akredytacyjnych, które spełniają te wymagania jest dostępna na stronie internetowej organizacji European Accreditation.

BM TRADA posiada akredytację UKAS, Państwowej Jednostki Akredytującej z Wielkiej Brytanii, która także jest sygnatariuszem Wielostronnego Porozumienia EA. Dzięki temu, wszystkie certyfikaty wydawane przez BM TRADA będą uznawane przez Narodowy Fundusz Zdrowia.

Jednostka certyfikująca może przeprowadzić kilka rodzajów audytów: audyt wstępny (analiza rozbieżności), dwufazowy audyt certyfikujący, audyt nadzorujący, audyt re-certyfikujący oraz audyt specjalny.

Audyt certyfikujący, nadzorujący oraz re-certyfikujący stanowią obowiązkowe elementy cyklu certyfikacji. Analiza rozbieżności może zostać przeprowadzona na życzenie klienta, przed audytem certyfikującym, zaś audyt specjalny ma miejsce w przypadku wystąpienia poważnych niezgodności lub innych problemów wymagających dodatkowej wizyty jednostki certyfikującej.

W zależności od funkcjonującego systemu zarządzania oraz rodzaju audytu, mogą być sprawdzane różne aspekty działalności organizacji. Większość audytów jednak ma dosyć podobną formę i polega na wizycie audytora lub zespołu audytorskiego w siedzibie organizacji. Audyt rozpoczyna się spotkaniem otwierającym, w którym zwykle poza audytorem uczestniczy także przynajmniej przedstawiciel kierownictwa zajmujący się systemem zarządzania oraz osoba stojąca na czele firmy. W trakcie trwania wizyty, audytor będzie przeglądać dokumentację firmy, odwiedzać poszczególne działy, oraz rozmawiać z pracownikami. Zadaniem audytora będzie zebranie dowodów, potwierdzających zgodność lub niezgodność systemu zarządzania z wymaganiami odpowiedniej normy. Wszelkie spostrzeżenia, czy tez niezgodności zostaną odnotowane przez audytora oraz pokrótce zaprezentowane na spotkaniu zamykającym. Szczegółowe wnioski zostaną przedstawione w raporcie z audytu, który zostanie przesłany do organizacji krótko po wizycie.

Czas audytu może się różnić w zależności od takich czynników jak: rodzaj certyfikowanego systemu zarządzania, rodzaj audytu, wielkość organizacji i ilość oddziałów oraz rodzaj prowadzonej działalności.

Audyt certyfikujący składa się z dwóch faz, z czego pierwsza może być przeprowadzona zdalnie tylko w przypadku systemu ISO 9001. Minimalny czas trwania pierwszej fazy audytu to pół dnia, a drugiej-jeden dzień.

Pozostałe audyty zwykle trwają minimalnie jeden dzień. Często druga faza audytu certyfikującego i audyt re-certyfikujący zajmują więcej czasu niż audyty nadzorujące.

Planowany czas trwania audytu zostaje ustalony na podstawie informacji przekazanych przez organizację, przy przygotowaniu oferty.

Certyfikat systemów zarządzania jest ważny przez trzy lata.

Jednak, aby utrzymać ważność certyfikatu w tym czasie, należy co roku pomyślnie przejść audyt nadzorujący, który ma za zadanie potwierdzić, że firma w dalszym ciągu spełnia wymagania norm.

Po upływie ważności certyfikatu nie trzeba od nowa rozpoczynać procesu certyfikacji – można podejść do audytu re-certyfikującego, który pozwoli przedłużyć ważność certyfikatu na kolejne trzy lata.

W przypadku, gdy została wydana nowelizacja normy dla systemu zarządzania, certyfikaty przyznawane na zgodność ze starą wersją normy, będą ważne tylko do końca okresu przejściowego. Czas trwania okresu przejściowego jest ogłaszany przez ISO lub inną organizację wydającą standard, w momencie publikacji nowej wersji normy.

Niezgodność oznacza niespełnienie przez organizację wymagań odpowiedniego punktu normy systemu zarządzania.

Niezgodności można podzielić na dwa rodzaje: niezgodność drugorzędna (minor) oraz niezgodność duża (Major).

Niezgodność drugorzędna jest brakiem zgodności z jednym z wymagań normy, które nie powoduje braku skuteczności systemu.

Niezgodność duża jest wadą całego systemu, identyfikowaną gdy organizacja nie wdrożyła istotnej części systemu lub nie spełniła znaczącej ilości wymagań normy.

Jeśli zbliża się termin ważności certyfikatu, organizacja, która decyduje się utrzymać system zarządzania, powinna poddać się auditowi recertyfikującemu. Audit recertyfikujący jest z reguły krótszy niż audit certyfikujący, ponieważ dotyczy organizacji, która przez trzy lata skutecznie utrzymywała system zarządzania, a jej lokalizacja, dokumentacja i cały system zarządzania są znane jednostce certyfikującej. Audit recertyfikujący powinien zostać przeprowadzony na tyle wcześnie, przed upływem ważności certyfikatu, by zapewnić organizacji odpowiednią ilość czasu na zamknięcie ewentualnych niezgodności, jak i na pozostawienie odpowiedniej ilości czasu dla jednostki certyfikującej na weryfikację dokumentacji i wydanie decyzji o certyfikacji.

Audity prowadzone są metodą próbkowania (na reprezentatywnych próbkach pobranych z realizowanych procesów), co oznacza, że jednostka certyfikująca nie gwarantuje i nie ręczy, że w auditowanym zakresie wszystkie realizowane działania, dokumentacja i zapisy są zgodne z odpowiednią normą. Ma to zastosowanie zarówno w trakcie auditu, jak również w czasie poprzedzającym ( nie dotyczy certyfikacji) i następującym po audycie.